Siamo consci del fatto che il fornire le proprie informazioni personali sia un grande segno di fiducia da parte vostra e forte dei suoi valori di Impegno, Rispetto e Responsabilità, COVENTYA aggiorna la sua politica di riservatezza attraverso il presente documento.

Il presente documento ha come obbiettivo quello di illustrare gli opportuni provvedimenti tecnici e organizzativi attuati da COVENTYA per garantire la protezione dei dati e soddisfare i requisiti legali e normativi in materia di protezione dei dati personali e dei diritti delle persone presso le quali sono raccolti i suddetti dati e nello specifico la Direttiva Europea (UE) 2016/679 vigente a partire dal 25 maggio 2018 (qui di seguito denominato GDPR).

Questo nuovo regolamento europeo è una continuazione del Dlgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e permette ai cittadini di vigilare maggiormente sull’utilizzo che viene fatto dei loro dati personali. Il GDPR uniforma le regolamentazioni in Europa, offrendo un quadro giuridico comune.

Per quanto concerne COVENTYA, vi preghiamo di confermare di aver letto e compreso il presente documento relativo alla Riservatezza e alla Protezione dei Dati Personali, nonché le prassi di raccolta e di trattamento delle informazioni descritte nel presente documento.

  1. Definizioni
  2. Raccolta dei vostri dati personali
  3. Utilizzo dei vostri dati personali
  4. Terze parti con le quali condividiamo i vostri dati personali
  5. Periodo di conservazione dei vostri dati personali
  6. I vostri diritti
  7. Protezione dei vostri dati personali
  8. Informazioni relative ai minori
  9. Trasferimenti internazionali
  10. Come contattarci
  11. Modalità di modifica e aggiornamento

Questo documento di Riservatezza e Protezione dei Dati Personali è stato aggiornato il 5 giugno 2019 e potremmo doverlo modificare ancora, quindi vogliate cortesemente consultarlo con regolarità per restare sempre aggiornati.

Articolo 1: Definizioni

Dati Personali: si intendono tutte le informazioni che fanno riferimento ad una persona fisica identificata e identificabile. Per «persona fisica identificabile» si intende una persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare con riferimento ad un elemento di identificazione, sia esso un nome, un numero identificativo, dati di localizzazione, un ID on-line, o a uno o più elementi specifici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Con «trattamento dei dati personali» s’intende un’operazione, o un insieme di operazioni, concernenti i dati personali, qualunque sia il procedimento utilizzato (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, adattamento, modifica, recupero, consultazione, utilizzo, comunicazione attraverso trasmissione, diffusione o altre forme di messa a disposizione, allineamento).

Documento: s’intende il presente documento sulla Riservatezza e Protezione dei Dati Personali, applicabile a tutti coloro in contatto con COVENTYA.

Voi: tutte le persone in contatto con COVENTYA ovvero clienti, dipendenti, candidati, visitatori, clienti potenziali o fornitori di servizi.

COVENTYA: si fa riferimento a COVENTYA Holding e/o all’insieme delle sue filiali.

Articolo 2: Raccolta dei vostri dati personali

COVENTYA s’impegna a raccogliere solo i dati necessari alla buona gestione della Società. Saranno raccolti solo i dati opportuni, pertinenti e strettamente necessari alla finalità di ciascun trattamento e per il corretto svolgimento dell’attività di tutte le nostre funzioni e dei nostri reparti.

Nel corso della relazione che intercorre tra noi, raccogliamo e trattiamo dati personali in diversi modi: attraverso i dati da voi forniti direttamente oppure registrando le vostre interazioni coi nostri servizi, ad esempio con l’ausilio di cookies sul sito web.

I dati personali che raccogliamo possono includere, senza che ciò sia limitativo: nome, cognome, indirizzo e-mail, indirizzo postale, numero di telefono, informazioni relative alla fatturazione, risposte a sondaggi, dettagli relativi agli ordini e, per quanto riguarda la vostra assunzione, CV, lettera motivazionale, lettera di referenze, informazioni relative alla remunerazione e altre informazioni che potrete fornire attraverso il nostro sito, unitamente al vostro indirizzo IP e il vostro browser di navigazione.

Potete scegliere di non fornire i vostri dati personali; tuttavia, in linea generale dovrete fornirci talune informazioni per poter continuare il rapporto con noi e/o utilizzare le funzionalità del sito web. Per esempio, solo i membri iscritti possono accedere a spazi My Coventya come quello relativo alle Schede di Sicurezza e lo stesso vale per la voce «Candidatura spontanea» relativa alla sezione delle Risorse Umane.

Riservati e accessibili solo alle persone autorizzate, i vostri dati personali saranno conservati tanto quanto durerà la relazione tra voi e COVENTYA oppure tanto quanto sia necessario per rispettare obblighi legali, risolvere le controversie e far rispettare gli accordi.

Articolo 3: Utilizzo dei vostri dati personali

Utilizziamo i dati personali raccolti solo per fini specifici, e in particolare, senza che ciò sia limitativo: per offrirvi i nostri servizi, per stabilire una relazione contrattuale, per comunicazioni concernenti il vostro account o l’utilizzo da parte vostra del nostro sito web e dei nostri servizi. Utilizziamo i vostri dati personali solo se ci avete espressamente autorizzati a farlo per una o più specifiche finalità o se autorizzati dalla legge.

In generale, utilizziamo i vostri dati personali nei seguenti casi:

  • Al fine di adempiere ad un contratto che abbiamo stipulato con voi;
  • Per scopi commerciali o studi destinati a migliorare la conoscenza del cliente e i servizi che il Gruppo COVENTYA può
  • proporre alla sua clientela (si rimanda alla nostra Policy sui Cookies);
  • Al fine di facilitare la relazione tra il cliente e le differenti entità che compongono il Gruppo COVENTYA;
  • Nel caso in cui sia necessario per difendere i vostri interessi legittimi (o quelli di terze parti) o quelli del Gruppo COVENTYA;
  • Nel caso in cui dovessimo adempiere ad un obbligo legale o normativo.

Articolo 4: Terze parti con le quali condividiamo i vostri dati personali

Al fine di conseguire gli obbiettivi di cui sopra e nei limiti necessari al perseguimento di tali obbiettivi, i vostri dati potranno essere trasmessi, nella loro totalità o in parte, ai seguenti destinatari:

  • Persone autorizzate ai servizi in questione e facenti parte del Gruppo COVENTYA;
  • Fornitori e subappaltatori di Società appartenenti al Gruppo COVENTYA (fornitori operanti nei settori marketing, finanza, IT, questioni tecniche, servizi legali, Risorse Umane, …);
  • Le società del Gruppo COVENTYA, con le suddette finalità;
  • Gli enti amministrativi e giudiziari, se necessario.

Inoltre COVENTYA può avere necessità di condividere le vostre informazioni con altre parti in caso di vendita o cessione, totale o parziale, delle nostra attività e nel caso in cui i vostri dati personali siano legati a quella specifica parte venduta o ceduta; o se operiamo una fusione con un’altra azienda, condivideremo i vostri dati personali col nuovo proprietario dell’attività o l’altra parte, in caso di fusione.

Le Società del Gruppo COVENTYA scelgono subappaltatori o fornitori o terze parti che offrono garanzie in termini di qualità, sicurezza, affidabilità e risorse per assicurare la realizzazione di provvedimenti tecnici e organizzativi in materia di sicurezza del trattamento dei dati raccolti.

I dati raccolti e trattati da COVENTYA non vengono ceduti o noleggiati, a titolo gratuito o a pagamento, a terze parti.

Articolo 5: Periodo di conservazione dei vostri dati personali

Secondo il GDPR, conserviamo i vostri dati personali finché non sarà necessario ai fini per i quali li abbiamo raccolti, soprattutto per soddisfare i requisiti legali o contabili e tutti gli obblighi legali relativi alla rendicontazione.

Al fine di determinare il più corretto periodo di conservazione dei vostri dati personali, teniamo conto della quantità, della natura e della sensibilità di tali dati, del rischio pregiudizievole potenziale in caso di utilizzo o divulgazione non autorizzata dei suddetti dati, delle finalità per le quali tali dati vengono raccolti e della possibilità di raggiungere questi fini con altri mezzi, nonché degli obblighi normativi applicabili.

A titolo esemplificativo, i dati possono essere conservati per la durata di:

  • 2 anni per le candidature;
  • 5 anni per i dati del personale;
  • 6 anni per i documenti fiscali;
  • 10 anni per i documenti contabili;

Articolo 6: I vostri diritti

La GDPR ribadisce il diritto a gestire i propri dati per le persone coinvolte, conferendo loro: diritti di accesso, diritto di rettifica, diritto di cancellazione, diritto di limitazione al trattamento, diritto alla portabilità dei dati e diritto di obiezione.

In qualsiasi momento potete chiedere a COVENTYA di sapere quali sono i dati che vi riguardano e che sono in suo possesso. Per esercitare tale diritto dovrete provare la vostra identità e inoltrare una richiesta via e-mail a gdpr.it@coventya.com. Inoltre, per qualsiasi informazione o richiesta di opposizione motivata da una ragione legittima o dalla portabilità dei dati, quando tecnicamente possibile, si prega di inviare un’e-mail a: gdpr.it@coventya.com.

È stata istituita una specifica procedura di notifica per elaborare le richieste relative ai Dati Personali. Vi risponderemo il prima possibile.

Un candidato ha il diritto di opporsi alla raccolta dei suoi dati personali e dispone inoltre di un diritto di rettifica. L’opposizione ai trattamenti relativi all’assunzione dello stesso daranno luogo all’interruzione delle relazioni con COVENTYA.

Daremo seguito alla vostra richiesta nei limiti del possibile, a meno che l’elaborazione non sia motivata da un interesse legittimo serio e inderogabile o che noi non fossimo costretti a continuare a trattare i vostri dati personali al fine di intraprendere, esercitare o difendere un’azione legale.

Articolo 7: Protezione dei vostri dati personali

La sicurezza delle vostre informazioni personali è importante per COVENTYA.

COVENTYA applica tutti i mezzi di sicurezza necessari e adotta provvedimenti fisici di tipo amministrativo, tecnico e organizzativo.

Per esempio, solo ai dipendenti autorizzati è consentito accedere ai dati personali, e possono farlo solo con finalità professionali legittime. Ricorriamo anche a dei firewall e a dei sistemi anti-intrusione per impedire a persone non autorizzate di accedere ai vostri dati personali.

COVENTYA segue gli standard globali riconosciuti per proteggere le informazioni personali durante la trasmissione, l’archiviazione e il trattamento delle stesse. Tuttavia, COVENTYA non può garantire la sicurezza assoluta e assumersi la responsabilità dei vostri sistemi, della rete internet o di reti o servizi di terze parti impiegati per trasmettere i vostri dati.

Articolo 8: Informazioni relative ai minori

Ad eccezione dei dati relativi ai figli del personale interno raccolti tramite i loro genitori al fine di far beneficiare i suddetti figli di servizi riservati ai dipendenti e alle loro famiglie (assicurativi, previdenziali, ecc. …), e la documentazione relativa a contratti di tirocinio per i quali vengono raccolte informazioni da genitori o scuole/università, COVENTYA non propone servizi destinati ai minori.

A quanto ci risulta, non raccogliamo dati relativi ai minori attraverso il nostro sito web. Se venissimo a conoscenza del fatto che una persona al di sotto dei 18 anni ci invia i suoi dati personali, ci premureremmo di rimuovere e distruggere tali informazioni non appena possibile.

Articolo 9: Trasferimenti internazionali

I dati trasmessi ai diversi enti che costituiscono il Gruppo COVENTYA verranno trattati da questi secondo finalità e modalità simili a quelle definite nel presente articolo, ai sensi del GDPR citato al punto 5.

I vostri dati personali possono essere trasferiti a uno dei paesi che compongono il Gruppo COVENTYA o a terze parti in caso di cessione della nostra attività, situati al di fuori dello Spazio economico europeo e conservati in questi paesi ai sensi della presente Politica di Riservatezza. Questi sono tenuti a rispettare il presente documento di Riservatezza e Protezione dei Dati Personali.

Articolo 10: Come contattarci

Per qualsiasi domanda o reclamo sulla maniera in cui trattiamo i vostri dati personali, non esitate a contattarci inviando un’e-mail a gdpr.it@coventya.com.

Nel caso in cui non fossimo stati in grado di rispondere adeguatamente alle vostre domande, potrete presentare un reclamo presso un’autorità di controllo (gdpr.it@coventya.com).

Articolo 11: Modalità di modifica e aggiornamento

Di tanto in tanto, COVENTYA può modificare, aggiornare e/o sostituire il presente documento di Riservatezza e Protezione dei Dati Personali.

Sulla prima pagina del presente documento, indichiamo sempre la data dell’ultimo aggiornamento. Il presente documento di Riservatezza e Protezione dei Dati Personali, nonché tutte le modifiche ad esso apportate, entrano in vigore al momento della sua pubblicazione.

Informiamo i nostri utilizzatori degli importanti cambiamenti apportati alla presente Politica di Riservatezza inviando loro una notifica all’indirizzo e-mail che ci hanno fornito o pubblicando un avviso sul nostro sito web.

Vi raccomandiamo di consultare regolarmente il presente documento di Riservatezza e Protezione dei Dati Personali al fine di controllare la versione più recente dello stesso.

 

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In caso di dubbio o perplessità, non esitate a contattarci