Wir sind uns bewusst, dass Sie uns mit der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten Ihr Vertrauen schenken. Um unseren Werten – Engagement, Respekt und verantwortliches Handeln – gerecht zu werden, aktualisieren wir mit dieser Erklärung unsere COVENTYA Leitlinien zum Datenschutz.

Ziel dieser Erklärung ist es, die technischen und organisatorischen Maßnahmen darzustellen, die COVENTYA umgesetzt hat, um den Datenschutz zu gewährleisten und die für den Schutz personenbezogener Daten und die Rechte der Personen, von denen diese erfasst werden, geltenden Gesetze und Vorschriften, insbesondere die seit dem 25. Mai 2018 anwendbare europäische Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), zu erfüllen.

Diese neue europäische Verordnung steht in einer Linie mit dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und stärkt die Kontrolle der Bürger über die Nutzung ihrer Daten. Sie harmonisiert die in Europa geltenden Regeln durch die Bereitstellung eines einzigen Rechtsrahmens.

Mit dem Eingehen einer Geschäftsbeziehung mit COVENTYA bestätigen Sie, dass Sie diese Erklärung zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie die für die Erfassung und Verarbeitung der in diesem Dokument beschriebenen Informationen geltende Praxis gelesen und verstanden haben.

  1. Begriffsbestimmungen
  2. Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten
  3. Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten
  4. Dritte, mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten teilen
  5. Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten
  6. Ihre Rechte
  7. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
  8. Informationen über Minderjährige
  9. Internationale Übermittlung
  10. Kontakt
  11. Änderungen und Aktualisierungen

Diese Erklärung zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten wurde zuletzt am 5. Juni 2019 aktualisiert und unterliegt möglichen Änderungen oder Ergänzungen. Bitte lesen Sie die vorliegende Erklärung regelmäßig, um über Aktualisierungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Artikel 1. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine „identifizierbare natürliche Person“ ist dabei eine natürliche Person, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist ein unabhängig von dem verwendeten Verfahren ausgeführter Vorgang oder eine solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (Erheben, Erfassen, Organisation, Speicherung, Anpassung, Veränderung, Auslesen, Abfragen, Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, Datenabgleich).

Erklärung bezeichnet das vorliegende Dokument über den Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten, das für alle mit COVENTYA in Verbindung stehenden Personen gilt.

Sie bezeichnet jeden, der in einer Beziehung zu COVENTYA steht. Dazu zählen Kunden, Angestellte, Bewerber, Besucher, potenzielle Kunden oder Dienstleister.

COVENTYA bzw. das Unternehmen bezeichnet die COVENTYA Holding und/oder all deren Schwestergesellschaften.

Artikel 2. Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten

COVENTYA verpflichtet sich, nur die für die ordnungsgemäße Verwaltung des Unternehmens erforderlichen Daten zu erfassen. So werden ausschließlich angemessene und zum Zwecke jeder Verarbeitung und für das reibungslose Funktionieren unserer Geschäftsfunktionen und Abteilungen unbedingt erforderliche Daten erfasst.

Während unserer Geschäftsbeziehung erfassen und verarbeiten wir personenbezogene Daten auf unterschiedliche Weise. Wir können personenbezogene Daten von Ihnen direkt, jedoch auch durch Aufzeichnung Ihrer Interaktion mit unseren Diensten erfassen, beispielsweise durch die Verwendung von Cookies auf unserer Website.

Diese personenbezogenen Daten, die wir über Sie erfassen, können unter anderem Ihre(n) Namen, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, Rechnungsinformationen, Umfrageantworten oder Bestelldaten umfassen. Bei Bewerbern zählen dazu: Lebenslauf,

Anschreiben, Referenzschreiben, Gehaltsinformationen und sonstige Angaben, die Sie über unsere Website über sich machen, sowie Ihre IP-Adresse und Ihr Webbrowser.

Sie können die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ablehnen. Um die Geschäftsbeziehung fortzuführen und/oder die Funktionen der Website weiter zu nutzen, benötigen wir jedoch im Allgemeinen bestimmte Angaben von Ihnen. So können beispielsweise nur registrierte Personen auf den MyCoventya Kundenbereich „SDB Access“ und den Bereich „Meine Rechnungen“ zugreifen. Auch die Seite „Bewerben Sie sich“ setzt Ihr Einverständnis zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten voraus.

Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und nur von befugten Personen verarbeitet und nur so lange aufbewahrt, wie zwischen COVENTYA und Ihnen eine Beziehung besteht oder es zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten und zur Durchsetzung unserer Verträge erforderlich ist

Artikel 3. Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir nutzen die über Sie erfassten personenbezogenen Daten ausschließlich für spezifische Zwecke wie die Erbringung unserer Dienstleistungen, den Aufbau einer Vertragsbeziehung, die Kommunikation mit Ihnen über Ihr Konto oder über die Nutzung unserer Website und unserer Dienstleistungen. Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oder mehrere spezifische Zwecke verarbeiten, oder wenn wir gesetzlich befugt sind, dies zu tun.

Im Allgemeinen nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten unter folgenden Umständen:

  • zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags,
  • für kommerzielle Zwecke oder Studien zur Verbesserung unserer Kundenkenntnis und der Dienstleistungen, welche die COVENTYA Gruppe für ihre Kunden erbringt (Näheres dazu in unserer Cookies Policy),
  • um Ihre Kundenbeziehung mit den verschiedenen Unternehmen der COVENTYA Gruppe zu erleichtern,
  • falls erforderlich, um Ihre berechtigten Interessen (oder jene von Dritten) oder die berechtigten Interessen der COVENTYA Gruppe zu verteidigen,
  • zur Erfüllung einer gesetzlichen oder normativen Pflicht.

Artikel 4. Dritte, mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten teilen

Um die oben beschriebenen Zwecke zu erreichen und innerhalb der für das Erreichen dieser Zwecke erforderlichen Grenzen können Ihre Daten an alle oder einige der folgenden Empfänger übermittelt werden:

  • Befugte Personen der betroffenen Abteilungen innerhalb der Unternehmen der COVENTYA Gruppe
  • Auftragnehmer und Unterauftragnehmer der Unternehmen der COVENTYA Gruppe (bspw. Dienstleister aus den Bereichen Marketing, Finanzen, IT, Technik, Recht oder Personalwesen)
  • Unternehmen der COVENTYA Gruppe für die oben genannten Zwecke,
  • Verwaltungs- oder Gerichtsbehörden, sofern erforderlich.

Darüber hinaus kann COVENTYA Ihre Informationen mit anderen Parteien im Falle eines Verkaufs oder einer Übertragung unseres gesamten Geschäfts oder eines Teils davon teilen, sowie, wenn Ihre personenbezogenen Daten mit dem verkauften oder übertragenen Teil unseres Geschäfts in Zusammenhang stehen. Wenn wir eine Verschmelzung mit einem anderen Unternehmen vornehmen, teilen wir Ihre personenbezogenen Daten mit dem neuen Eigentümer oder der anderen Partei der Verschmelzung.

Die Unternehmen der COVENTYA Gruppe wählen Unterauftragnehmer oder Dienstleister oder Dritte, die Garantien in Bezug auf Qualität, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Ressourcen bieten, um die Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten.

Die von COVENTYA erfassten und verarbeiteten Daten werden weder kostenfrei noch gegen Gebühr an Dritte übertragen oder vermietet.

Artikel 5. Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

Gemäß dem französischen Datenschutzgesetz und der DSGVO begrenzt COVENTYA die Speicherung Ihrer Daten auf einen Zeitraum, der die für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden – insbesondere die Erfüllung gesetzlicher oder buchhalterischer Erfordernisse und gesetzlicher Rechnungslegungspflichten – erforderliche Dauer nicht überschreitet.

Bei der Festlegung der angemessenen Speicherdauer für personenbezogene Daten berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Schadenrisiko im Falle einer unbefugten Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und die Möglichkeit, diese Zwecke auf andere Weise zu erreichen, sowie die geltenden gesetzlichen Anforderungen.

So können Daten beispielsweise gespeichert werden für die Dauer von:

  • 2 Jahren bei Bewerbungen,
  • 5 Jahren nach dem Ende eines Beschäftigungsvertrags (Personaldaten),
  • 6 Jahren bei Steuerunterlagen,
  • 10 Jahren bei Buchungsunterlagen.

Artikel 6. Ihre Rechte

Die DSGVO bekräftigt das Recht jedes Einzelnen, seine Daten zu kontrollieren, indem sie ihm Rechte verleiht: Auskunftsrecht, Recht auf Änderung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Recht, Daten, die nicht länger aufbewahrt werden müssen, zu löschen, Recht auf eingeschränkte Verarbeitung, Recht auf Mitteilung über die Aktualisierung Ihrer Daten, Recht auf Übertragung Ihrer Daten im Wege der automatisierten Verarbeitung und Recht, aus berechtigten Gründen der Verarbeitung Ihrer Daten und der Nutzung zu kommerziellen Werbezwecken zu widersprechen.

Sie können jederzeit eine Anfrage an COVENTYA richten, um zu erfahren, welche Informationen bei COVENTYA über Sie gespeichert sind. Um dieses Recht auszuüben müssen Sie Ihre Identität nachweisen und eine schriftliche Anfrage per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten von COVENTYA richten. Für Informationen, Anträge auf Widerspruch aus berechtigtem Grund oder, falls technisch möglich, Datenübertragbarkeit, wenden Sie sich bitte per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten von COVENTYA: DPO@COVENTYA.com.

Für die Bearbeitung von Anfragen in Bezug auf personenbezogene Daten wurde ein Mitteilungsverfahren eingerichtet. Wir beantworten Ihre Anfrage so schnell wie möglich.

Bewerber haben das Recht, der Erfassung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Sie haben weiterhin das Recht, ihre Daten zu korrigieren. Ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung während eines laufenden Bewerbungsverfahrens führt zum Ausschluss der Bewerbung.

Wir bemühen uns, Ihrem Antrag im Rahmen des Möglichen nachzukommen, sofern die Verarbeitung nicht aufgrund ernster und zwingender berechtigter Interessen erfolgt oder wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fortsetzen müssen, um eine Klage einzuleiten, zu führen oder abzuwehren.

Artikel 7. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ist COVENTYA ein wichtiges Anliegen.

COVENTYA trifft Sicherheitsmaßnahmen und physische administrative, technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und insbesondere die Vernichtung, den Verlust, die Veränderung oder die unbefugte Offenlegung beziehungsweise den unbefugten Zugang zu Ihren Daten zu verhindern.

So haben nur befugte Mitarbeiter ausschließlich für berechtigte geschäftliche Zwecke Zugang zu personenbezogenen Daten. Ferner nutzen wir Firewalls und Angriffserkennungssysteme, um den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten durch unbefugte Personen zu verhindern.

COVENTYA erfüllt bei der Übertragung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten allgemein anerkannte Sicherheitsstandards. Nichtsdestoweniger kann COVENTYA keine absolute Sicherheitsgarantie und keine Haftung für Ihre Systeme, das Internet an sich oder die von Dritten für die Datenübertragung genutzten Netzwerke und Dienste übernehmen.

Artikel 8. Informationen über Minderjährige

Abgesehen von Angaben zu den Kindern der Mitarbeiter von COVENTYA, die direkt über deren Eltern erfasst werden, damit diese Kinder von den Mitarbeitern und deren Familien gewährten Vorteilen profitieren können (Krankenversicherung, Rente usw.), und der Offenlegung von Praktikums- und Ausbildungsverträgen, in deren Zusammenhang Informationen von den Eltern oder Schulen/Universitäten erfasst werden, bietet COVENTYA keine Dienste für Kinder an.

Wir erfassen über die Website nach bestem Wissen und Gewissen keine Daten über Minderjährige. Übermittelt uns eine Person, von der uns bekannt ist, dass sie unter 18 Jahren alt ist, personenbezogene Daten, so löschen oder vernichten wir diese Informationen schnellstmöglich.

Artikel 9. Internationale Übermittlung

Die an die verschiedenen Unternehmen der COVENTYA Gruppe übermittelten Daten werden stets zu Zwecken und unter Bedingungen verarbeitet, die den in diesem Artikel definierten Zwecken und Bedingungen vergleichbar sind, sowie gemäß den Bestimmungen der DSGVO, insbesondere von Kapitel V DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten können im Falle einer Verlagerung unserer Geschäftstätigkeit in Länder der COVENTYA Gruppe oder an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt und in diesen Ländern zu den in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Zwecken gespeichert werden. Diese sind zur Einhaltung dieser Erklärung zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie zur Gewährleistung desselben Schutz- und Sicherheitsniveaus verpflichtet.

Artikel 10. Kontakt

Bei Fragen zu oder Beschwerden über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte schriftlich an den Datenschutzbeauftragten von COVENTYA, per E-Mail an: DPO@COVENTYA.com oder per Post an folgende Anschrift: COVENTYA Holding, 7 rue du Commandant d’Estienne d’Orves – 92390 Villeneuve-La-Garenne, Frankreich.

Darüber hinaus können Sie sich auch an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) wenden:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf oder Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf

Telefon:           (0211) 38424-0
Fax:                 (0211) 38424-10

E-Mail:             poststelle@ldi.nrw.de
Homepage:    www.ldi.nrw.de

Article 11. Modification and update

COVENTYA behält sich das Recht vor, diese Erklärung zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten gemäß den Vorgaben der LDI, der Rechtsprechung und der Lehre zu ändern, zu aktualisieren und/oder zu ersetzen.

Wir geben das Datum der letzten Änderung dieser Erklärung zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Änderungen, die mit ihrer Veröffentlichung wirksam werden, auf der ersten Seite dieser Erklärung an.

Die aktuelle Version unserer Erklärung finden Sie immer auf unserer Website.

Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten regelmäßig einzusehen, um Kenntnis der jeweils aktuellsten Fassung zu haben

 

 

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